管理士向け「マンションみらいネット説明会」の要旨

本日(9/16)、東京都文京区の住宅金融公庫本店「すまい・るホール」で行われた、管理士向けの「マンション履歴システム説明会」に出席してきました。

会場ではA4版450ページの分厚いマニュアルが配布され、マンション管理センター企画業務部の加藤部長から内容説明がありました。その要旨をご紹介します。

システムへの登録にあたっては、正しい情報が申請されるよう登録申請者に対して助言を行うとともに、登録内容の正確性を確認する業務(登録補助業務)を担当する専任者として登録補助者を設置する。

登録補助業務はセンターの職員が本来行うべきところの業務を登録補助者に委託して行うものであることから、登録補助者はセンターから独立した専門家の立場ではなく、登録補助業務の受託者としてその業務の執行にあたることが必要。

登録対象マンションの登録補助業務が完了するまでは、原則として当該マンションを対象とした他の業務を受託して実施してはならない。(例外による場合はセンターの承諾が必要)

自ら行った登録補助業務についてその責めに帰すべき事由により、管理組合及びその区分所有者、分譲業者若しくは登録補助業務の結果により登録し開示された情報を閲覧した第三者に発生した損害やトラブルについてはその責任を負わなければならない。また、これによりセンターが損害を受けたときは、登録補助者はセンターに対して相当な賠償をしなければならない。
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登録補助業務の主な流れ
(1) 登録申請者(管理組合・分譲業者)がセンターに登録申請(登録情報届出)
(2) センターが登録補助者に現地確認依頼
(3) 登録補助者が現地を訪問し現地確認
(4) 登録補助者がセンターに現地確認完了報告
(5) センターが登録申請者と登録補助者に登録結果確認表を送付
(6) 登録補助者が登録申請者に連絡を取り登録結果の確認
(7) 登録補助者がセンターに登録結果確認完了報告
(8) センターが登録申請者と登録補助者に登録完了書を送付

受託者選定の流れ
(1) 管理組合から登録申請
(2) センターは登録補助者の中から受託可能エリア･曜日を勘案して受託者を選定
(3) センターから登録補助業務の受託意思について確認の連絡(原則として電話)が入るので、受託するかどうかを判断して回答。
(4) 受託の場合、センターは登録補助者に「現地確認依頼書」「マンション情報登録シート(記入済み)」「委任状の写し(管理組合がマンション管理士等に記入を委任した場合)」を送る。
(5) センターは申請者に登録補助者の情報を連絡
(6) センターから「現地確認依頼書」が届いたら、管理組合に連絡をして、現地確認日を決める。

登録補助業務を複数の管理士で行うことは可能。ただし、センターから委託を受けた登録補助者が全責任を持ち、同行する人も登録補助者に限定(登録補助者以外の同行は不可)。

文書(分譲時パンフレット、議事録、規約等)の電子化の依頼があった場合は、登録補助者が「現地確認完了報告書」と併せてセンターに提出する。

図面(竣工図書等)の電子化は、管理組合が直接ナカシャクリエイティブ(株)に別途依頼する。
基本料金: 26,250円(1申込み当たり)
スキャンニング料: 210円(図面1枚当たり)
特殊製本: 10,500円(1冊当たり、特別に解体・再製本が必要な場合のみ)

新築マンションの場合は、分譲業者からの申請となる。希望により新築マンション購入者向けに「マンションみらいネット」の説明会を行う。また、組合設立後に「組合名」、「管理体制」、「図書保管状況」等を管理組合に登録してもらうために、再度現地を訪問する必要がある。

既存マンションの登録申請書には、希望する登録補助者を指名できる欄がある。

管理会社の社員が自社管理物件の登録補助者になることも可能。

管理組合や分譲業者は、登録情報の提出、登録内容の確認、その他マンションみらいネットに関する一切の行為の権限を代理人に委任できる。

既存マンションの場合、「登録補助者」の資格を持つ管理士の作成補助を受けながら登録申請書と登録シートを作成し、その管理士が同時に確認作業を行い、「現地確認完了報告書」を添付してセンターに送付する方法も可能(これを「同時確認」と言う)。ただし、同時確認の作業を実施した後に、申込が成立しなかった等により登録が完了しなかった場合や同時確認が何らかの理由で認められなかった場合は、登録補助業務の委託料は支払われない。

登録補助者に支払われる委託料(必要経費込み)
(1) 初年度登録
1棟:30,000円、2?4棟:33,000円、5?8棟:45,000円、9棟以上:60,000円
(2) 初年度登録(新築)　20,000円
(3) 組合設立登録(新築) 5,000円
(4) 新築購入者向け説明会 10,000円
(5) 更新登録
1棟:5,000円、2?4棟:6,000円、5?8棟:7,500円、9棟以上:10,000円

登録情報の公開・非公開は項目毎にあらかじめ決まっている。ただし一部の項目は管理組合が公開・非公開を選べる。

電子化のためにセンターが預かった書類は返却しない。

10/3(月)から登録補助者の受付開始。マン管センター宛に以下の書類を送付する。
(1) 登録補助者名簿登録申請書
(2) 登録補助者名簿登録に関する確認書
(3) マンション履歴システム説明会受講票の写し(受講後の印のあるもの)

モニター管理組合の募集は10月中旬にマン管センターのホームページで発表する。登録補助者への連絡は12月以降。

登録情報がインターネット上で閲覧可能になるのは来年夏ごろ。

以上です。

何かご質問がありましたら、コメントしてください。分かる範囲でお答えします。