会計年度終了から総会までの期間のリスク

私の住むマンションの会計年度は9月から8月までで、定期総会は例年11月末に行われますので、9月から約3ヶ月間は予算案の承認がないまま管理組合運営がされることになります。この間に発生する支払いは理事会にとってはある意味でリスクになります。このリスクを最小化するために、うちのマンションの場合は次の方法を取っています。すなわち、(1)この期間に発生する特別な費用については、前の定期総会で承認を得ておくこと、(2)管理会社の契約期間を会計年度末までではなく、総会の月の2ヶ月後に設定して、そこまでの支払いについては前の総会で承認を得ておくこと、(3)前年度末までに事業計画案・予算案を理事会で決議して、その内容を広報誌で公開しておくこと、(4)全組合員を代表して理事会の業務を監査している監事の合意を得ること、そして、(5)例年予備費としてある一定の金額を理事会の裁量で使用できる予算として確保しておくこと、です。昨日紹介したカム送り解錠については緊急の対策が必要と判断して、その費用は理事会決議により監事の合意を得て予備費からの支出としましたが、現在うちの管理組合はこのリスク期間にありますので、実はその予備費自体がまだ承認されていません。ただし例年認められる予備費で十分にカバーできる金額でしたので、理事会のリスクで一斉工事に踏み切ったという次第です。管理組合運営はある意味でリスクマネジメントの世界です。管理組合の最高意思決定機関は総会ですので、緊急時に理事会の判断で何かを行う場合、その後の総会で否決されて、かかった費用を理事会が管理組合に返還しないといけなくなるというリスクを常に伴っていると私は考えています。そのリスクを最小化することを考えながら行動することが、管理組合運営上のトラブルを防ぐことになります。そのためには、日頃から情報公開を進め、マンション内に良好なコミュニティーを形成すること。それが基本だと思います。