役員の懇親会費用を管理費から負担してよいでしょうか？
Question
新たに管理組合理事になる者です。現理事メンバーより懇親会の誘いがあり、当日の費用については、管理費から５０％負担されるという話でした。２年目の今年の理事会議事録では、確かに今後は懇親会を実施するということが記載されておりましたが、管理費から経費が支出されるということについては、一切触れられておらず、このことを知っているのはメンバーのみということになります。
この点に関し以下の質問がありもしアドバイスをいただけるなら大変ありがたく思います。
１．そもそも懇親会経費の一部（全部）を組合管理費のような経費から支出できるのか（本来は、自己負担ではないか）
２．理事会のメンバーのみで管理費の支出について決定できるのか
３．本件について経費から支出することに対し、目的、使途などから妥当性を問い、妥当であると住民の過半数が回答した場合に可決され、理事会メンバーで支出基準を作った後、正式に支出していくのが筋ではないか。
Answer
マンションの管理規約を見ないと細かいことは分かりませんが、一般的には役員の懇親会費用(の一部)を管理費から負担するには、その支出について総会決議により予算化されている必要があります。通常、「組合運営費」などの名目で予算計上されていることが多いので、今期の予算書をご確認ください。そして決算報告の際に役員の懇親会費用の一部を管理費から負担したということについて、組合員のみなさんの承認(総会での過半数決議)が得られるのであれば問題はありません。
管理組合運営を活性化するために、懇親会やバーベキューなどのイベントを管理費からの負担としている管理組合は多数ありますが、正式に予算と決算が承認されることが条件となります。当マンションも毎年クリスマスツリーの飾りつけを管理費負担で行っていますが、きちんと毎年の事業計画に盛り込み、予算と決算の承認をいただいています。
ただし、今が役員の交代時期だとすると、すでに前期の決算は終わっており、今期の予算案がまだ承認されていないという微妙な時期に当たるかもしれませんので、その場合はいったん全額を自己負担しておき、予算が正式に承認された後に50%を管理費から還元してもらう形が望ましいと思います。
いずれにしても、懇親会費用の一部を管理費から負担するということを一般の組合員が知らされていないという状況は、トラブルの元となります。予算・決算等に関する資料の情報開示、理事会の審議内容の広報を可能な限り進めて、「ガラス張り」の運営を心掛けることをお勧めします。
