検索のしやすさを重視した書類整理術

日経BP「Small Biz」のIT21 Reportの「完璧な分類よりも“検索”に力を入れよう “書類整理の常識”が変わった!」で、見栄えよりも「検索のしやすさ」を重視した書類整理術が紹介されています。私の場合、本業の仕事はほとんどペーパーレス化しているため、ここ数年はコピー機を使ったこともなく、会社のオフィスの机の上はパソコンとコーヒーカップだけという世界を実現していますが、管理組合やマンション管理士の仕事ではそうも言ってられず、家に帰ると山積みの書類と格闘する世界になります。元来モノを探すのが苦手なので、書類の山から必要な情報を取り出すのには大変な時間がかかります。私がマンションのホームページを立ち上げて、管理規約や議事録等の資料をすべて入れているのも、実は自分が必要な情報をすぐに取り出したいということの意味が大きいです。管理士会のホームページも同様な理由で、会員専用ページにすべての資料をアップロードしています。目の前の書類の山のどこかにあることが分かっていても、すぐには取り出せないので、むしろホームページを見ることの方が多いです。紙で入手した情報や新聞の切り抜き等も重要なものはスキャナーでパソコンに取り込んで、メールソフトにドラフトとして保存しています。これは後で必要になったとき、メールソフトの全文検索機能を使って瞬時に情報を取り出せるからです。この全文検索機能はとても重宝なので、私の場合、ちょっとしたメモや重要なファイルも適当な件名をつけて、すべてメールのドラフトとして保存しています。そして大事なことは分類しないこと、仕事で必要な情報も、マンション関係の情報も、プライベートな情報も、みんな同じメールソフトのドラフトとして放り込んであります。後で必要になったときは全文検索を使えば、瞬時にその情報を探し出すことができるからです。その昔、野口悠紀雄先生の「「超」整理法」を読んで、「分類しない」という基本的なノウハウに、ものぐさな私としてはえらく魅力を感じましたが、現在も先生の教えをnotes流にアレンジして実践しています(^_^)。