管理費等の滞納者への対応

昨日(2/08)新宿で行われた「東京マンション管理実務の集い」の実務勉強会に参加してきました。出席者は13名で、今回のテーマは「管理費等の滞納について」。S氏の作成したマニュアルや細則例を基に、適切な対応方法について検討が行われました。勉強会では管理会社に委託しているケースをモデルに、支払期日数日後の未入金確認から、半月以内に理事長への報告、滞納1ヶ月以内に電話督促、滞納2ヶ月以内に訪問督促、滞納3ヶ月以内に内容証明郵便発送、滞納5ヶ月以内に法的措置予告、そして滞納6ヶ月以内で法的措置と、対応手順を例示しながら、それぞれの段階での注意点等について話し合いました。たしかにこのような手順を明確にしておくことは大事なことなのですが、マニュアル通りに粛々と法的措置に向かって突き進む管理組合というのも何か私にはしっくりこない部分があって、みなさんの議論を聞きながら首をかしげる場面もたびたびありました。幸か不幸か私はそれほど深刻な滞納問題を経験していないのですが、一番大事なのは滞納者の方の話を聴くことだと思っています。すなわち、こちらから一方的に注意や督促をするのではなく、早い段階で滞納者の事情を聞き、なぜ管理費等を支払っていただけないのか、どうしたら支払っていただけるのか、一定期間の支払い猶予や分割払い等も考慮に入れながら、滞納者の方と一緒に解決策を考えていくことが大事だと思っています。この場合、プライバシーの問題もありますので、あまり役員が前面には出ずに、第3者の立場で管理会社のフロント担当者に動いてもらうのが良いでしょう。それでも解決しない場合や、滞納者の方とまったく連絡がとれないような場合はどうしようもありませんが・・・。いずれにしても、滞納問題は早期発見と早期対応が肝心。管理会社では入金のチェックや初期の電話での催促は専門の経理担当者が行うケースが多く、フロント担当者が滞納に長期間気が付かないという場合も結構ありますので、注意が必要です。毎月の定例理事会で前月の入金状況の報告をフロント担当者に義務付けるなど、理事会が情報をタイムリーに入手する仕組みを作り上げておくことをお勧めします。